الجمهورية اللبنانية 
مكتب معالي وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية 
  لبنان – بيروت  

برنــــــامج إعداد نظام لإدارة وثائق وزارة الصحة العامة
كــشف حــول وضع الوثائق 

1.	استمــــــــــارة خاصة بالوحدات الإدارية	

1. التعريف بالوحدة الإدارية ( مصلحة أو دائرة أو قسم...) دائرة
- اسمها : دائرة المحاسبة
- اسم المسؤول عنها : فؤاد علامة
- الهاتف : 01/615722 الفاكس: 01/615744
- البريد الإلكتروني:dep-account@public-health.gov.lb
- مهامها: 
o	حجز اعتمادات
o	تدقيق رواتب
o	تدقيق فواتير
o	اجازات شراء
o	ايجارات
o	اعداد السلف الطارئة
o	تدقيق حسابات المستشفيات الخاصة
- الإلحاق ب وزارة أو منظمة أو: ملحقة ضمن مصلحة الديوان
- كيفية الإشغال: ايجار
- المساحة الإجمالية:1510متر مربع
- عدد الموظفين :1800موظف بين متعاقد وملاك واجير
تاريخ الإنشاء:1943
العنوان : المتحف الوطني –بيروت- قرب مبنى الادارة المركزية للجامعة اللبنانية-مبنى حسين منصور
الموقع الإلكتروني للمصلحة أو الدائرة أو المؤسسة :www.public-health.gov.lb

2. طرق انشاء الوثائق
- الحواسيب وأنواعها : HP 7540
- البرمجيات المستخدمة: WINDOWS 98
- قواعد البيانات (النظم وأهداف الاستعمال) : نظام الموازنة (من وزارة المالية)
- الشبكات الداخلية: يوجد رابط مع وزارة المالية(Special link)
- البريد الالكتروني:لا يوجد
- انترانت : لا يوجد
- آلات الطباعة : Epson LQ
- آلات النسخ : Lenier
3. تصنيف الوثائق  التقليدية (الورقية) الجارية : (ذكر نظم التصنيف المعتمدة وطرق الاستدلال على الوثائق واسترجاعها) :
جغرافيا:حسب المحافظات:وضمن المحافظة الادارة المركزية ثم الادارات التابعة لها(ملحقاتها)
ابجديا:ملفات رواتب الموظفين و حسب نوع الموظفين:الملاك،الاجير،المتعاقد)وداخل الملف زمنيا
-تصنيف الوثائق التقليدية ( الورقية) شبه أو غير الجارية:  زمنيا:كل سنة على حدى

4. حفظ الوثائق التقليدية 
- أنواع الوثائق التقليدية الجارية: تقارير،رسائل، اجازات شراء، الموازنة، بيانات فصلية، اوامر الدفع، جداول الرواتب و الاجور، دفتر الاستاذ، عقود، اتفاقيات، انظمة وقرارات.
- أدوات حفظ الوثائق جارية الاستعمال وترتيبها : 
ملفات و خزائن حديدية ذات ادراج
-أماكن حفظ الوثائق جارية الاستعمال :
 المكتب 
- أنواع الوثائق التقليدية شبه أو غير الجارية: عقود الايجارات ،مساهمات ،نقل اعتمادات،مراسيم،قرارات.
-أدوات حفظ الوثائق غير الجارية:ملفات وخزائن ذات رفوف 
 أماكن حفظ الوثائق شبه أو غير جارية الاستعمال: المكتب
5.  كمية الوثائق الورقية 
- كمية الوثائق جارية الاستعمال (بالنسبة إلى كل الفضاءات التابعة إلى الوحدة الإدارية بحساب المتر الخطي) :45متر خطي
- كمية الوثائق شبه أو غير جارية الاستعمال:12 متر خطي

6- كمية الوثائق المتوفرة على ميكروفيلم: 
-  عدد أفلام الميكروفيلم الخاصة بالوثائق الجارية :لا يوجد
- عدد أفلام الميكروفيلم الخاصة بالوثائق شبه أو غير جارية :لا يوجد
- كيفية ترتيبها :لا يوجد 
-  أماكن  تواجدها  :لا يوجد
- أنواع الوثائق المتوفرة على الميكروفيلم :لا يوجد

7- تصنيف الوثائق الإلكترونية وطرق الاستدلال عليها :  
 -جارية:حسب نوع المعاملة ويتم استرجاعها اما بنوع المعاملة او الاسم او التاريخ وهي فقط من العام 2001 وحتى اليوم.
- شبه غير جارية: :لا يوجد

8- حفظ الوثائق الإلكترونية :
- جارية: هي عبارة عن رابطlink وتحفظ في servers في وزارة المالية

- شبه أو  غير جارية:لا يوجد

9- كمية الوثائق الإلكترونية :
- جارية لا يمكن تحديدها ابدا لنها محفوظة فقط في وزارة المالية
- شبه أو غير جارية :لا يوجد

10- هل هناك عملية تحويل للوثائق من المصلحة إلى مؤسسة المحفوطات الوطنية؟كيف تتم؟ وبناءاً على ماذا؟ 
- هل تتم عملية إتلاف للوثائق غير الجارية؟ كيف؟ واستنادا إلى ماذا؟ و من يقوم بهذا العمل؟ ليس هناك من عملية اتلاف حتى الان للوثائق غير الجارية

11 - مدى توفر شروط الحفظ  والصيانة للوثائق : 
- مطافئ للحريق :يوجد
- أجهزة ضبط للرطوبة والحرارة : لا يوجد 
-  توفر الإضاءة الاصطناعية: يوجد
- تطهير الوثائق من الفطريات و الحشرات : لا يوجد

12. الأشخاص المكلفون بإدارة الوثائق
العدد  الإجمالي:9
- المساحة المخصصة للعاملين :60 متر مربع
الاســـم واللـقـب	الــمؤهـلات العلميــة/ أو الدورات التدريبية – المكان و التاريخ 	تاريخ مباشرة مهمة إدارة الوثائق/ طريقة إشغال الوظيفة  (بالأصالة أو بالتكليف أو غير ذلك) 	
فؤاد علامة-رئيس دائرة	اجازة في الاداب+اجازة في الحقوق+دبلوم من معهد الادارة+عدة دورات كمبيوتر	1990-ملاك	
راوية عقل-مستكتب اول	بروفيه+عدة دورات كمبيوتر	1990-ملاك	
منيف ياسين-كاتب	باكلوريا قسم ثاني-لا دورات كمبيوتر	1968-ملاك	
جميل منصور-مراقب صحي	شهادة مراقبة صحية-لا دورات	1976-ملاك	
باسم كريم-كاتب 	باكلوريا قسم تاني+دورة كمبيوتر مبتدئ(2001)	1999- ملاك	
خليل ابو خليل-مكلف كاتب	T.S.مختبر+ دورة كمبيوتر مبتدئ(2001)	1999-بالتكليف	
لبيب مهنى-مكلف كاتب	باكلوريا قسم تاني+ دورة كمبيوتر مبتدئ(2001)	1998-بالتكليف	
عبود عبود-مكلف كاتب	باكلوريا قسم اول+لا دورات	2002-بالتكليف	
ناديا مرعي-مدخل معلومات	بروفيه+دورات عدة في الكمبيوتر	2001-تعاقد	

13- إسم الشخص الذي ملأ الاستمارة :آمنة الدحويش
تاريخ ملء الاستمارة ::الخميس 9-11-2006
التوقيع :امنة