الجمهورية اللبنانية 
مكتب معالي وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية 
  لبنان – بيروت  

برنــــــامج إعداد نظام لإدارة وثائق وزارة الصحة العامة
كــشف حــول وضع الوثائق 

1.	استمــــــــــارة خاصة بالوحدات الإدارية	

1. التعريف بالوحدة الإدارية ( مصلحة أو دائرة أو قسم)قسم
- اسمها : المحفوظات
- اسم المسؤول عنها : هدى قرفلي
- الهاتف : 01/615787 الفاكس: 01/615732
- البريد الإلكتروني:لا يوجد
- مهامها: 
o	تنظيم المحفوظات بعد استلامها من قلم الديوان
o	فرز المحفوظات
o	تصنيفها
o	حفظها بالملفات
- الإلحاق ب وزارة أو منظمة أو: ملحقة بامانة السر وامانة السر ملحقة بالديوان
- كيفية الإشغال: ايجار
- المساحة الإجمالية:1510متر مربع
- عدد الموظفين :1800موظف بين متعاقد وملاك واجير
تاريخ الإنشاء:1943
العنوان : المتحف الوطني –بيروت- قرب مبنى الادارة المركزية للجامعة اللبنانية-مبنى حسين منصور
الموقع الإلكتروني للمصلحة أو الدائرة أو المؤسسة :www.public-health.gov.lb

2. طرق انشاء الوثائق
- الحواسيب وأنواعها : لا يوجد
- البرمجيات المستخدمة: لا يوجد
- قواعد البيانات (النظم وأهداف الاستعمال) : لا يوجد
- الشبكات الداخلية: لا يوجد
- البريد الالكتروني: لا يوجد
 - انترانت : لا يوجد
- آلات الطباعة : لا يوجد
- آلات النسخ : لا يوجد

3. تصنيف الوثائق  التقليدية (الورقية) الجارية : (ذكر نظم التصنيف المعتمدة وطرق الاستدلال على الوثائق واسترجاعها) : 
نظام تصنيف خاص كل موضوع يعطى رقم خاص ومن ثم ترتب زمنيا+ فهرس لكل ملف
-تصنيف الوثائق التقليدية ( الورقية) شبه أو غير الجارية: 
 نظام تصنيف خاص كل موضوع يعطى رقم خاص ومن ثم ترتب زمنيا+ فهرس لكل ملف
4. حفظ الوثائق التقليدية 
- أنواع الوثائق التقليدية الجارية: تقارير،رسائل ،مراسلات ،اتفاقيات ،تجديد عقود، تعاميم، مذكرات، قرارات ،ايجازات مهن طبية، معاملات ادارية ،دفتر ذمة.
- أدوات حفظ الوثائق جارية الاستعمال وترتيبها : ملفات وخزائن خشبية وحديدية
-أماكن حفظ الوثائق جارية الاستعمال :
 المكتب 

- أنواع الوثائق التقليدية شبه أو غير الجارية: تقارير،رسائل ،مراسلات ،اتفاقيات ،تجديد عقود، تعاميم، مذكرات، قرارات ،ايجازات مهن طبية، معاملات ادارية ،دفتر ذمة.
-أدوات حفظ الوثائق غير الجارية:ملفات وخزائن حديدية
 أماكن حفظ الوثائق شبه أو غير جارية الاستعمال: المكتب
5.  كمية الوثائق الورقية 
- كمية الوثائق جارية الاستعمال (بالنسبة إلى كل الفضاءات التابعة إلى الوحدة الإدارية بحساب المتر الخطي)  :68 متر خطي
- كمية الوثائق شبه أو غير جارية الاستعمال:30متر خطي

6- كمية الوثائق المتوفرة على ميكروفيلم: 
-  عدد أفلام الميكروفيلم الخاصة بالوثائق الجارية: لا يوجد
- عدد أفلام الميكروفيلم الخاصة بالوثائق شبه أو غير جارية : لا يوجد 
- كيفية ترتيبها: لا يوجد
-  أماكن  تواجدها  : لا يوجد
- أنواع الوثائق المتوفرة على الميكروفيلم : لا يوجد

7- تصنيف الوثائق الإلكترونية وطرق الاستدلال عليها :  
 -جارية: لا يوجد
- شبه غير جارية: : لا يوجد 

8- حفظ الوثائق الإلكترونية :
- جارية: : لا يوجد
- شبه أو  غير جارية: لا يوجد

9- كمية الوثائق الإلكترونية :
- جارية: لا يوجد
- شبه أو غير جارية : لا يوجد

10- هل هناك عملية تحويل للوثائق من المصلحة إلى مؤسسة المحفوطات الوطنية؟كيف تتم؟ وبناءاً على ماذا؟ 
- هل تتم عملية إتلاف للوثائق غير الجارية؟ كيف؟ واستنادا إلى ماذا؟ و من يقوم بهذا العمل؟هناك مرسوم خاص لتحويل المحفوظات الى مؤسسة المحفوظات الوطنية

11 - مدى توفر شروط الحفظ  والصيانة للوثائق : 
- مطافئ للحريق :يوجد
- أجهزة ضبط للرطوبة والحرارة : لا يوجد 
-  توفر الإضاءة الاصطناعية: يوجد
- تطهير الوثائق من الفطريات و الحشرات : لا يوجد

12. الأشخاص المكلفون بإدارة الوثائق
العدد  الإجمالي:2 
- المساحة المخصصة للعاملين :32 متر مربع

الاســـم واللـقـب	الــمؤهـلات العلميــة/ أو الدورات التدريبية – المكان و التاريخ 	تاريخ مباشرة مهمة إدارة الوثائق/ طريقة إشغال الوظيفة  (بالأصالة أو بالتكليف أو غير ذلك) 	
هدى قرفلي-مستكتب اول	برفيه+لا دورات كمبيوتر	1980-ملاك (مكلفة باعمل المحفوظات)	
عايدة علامة-محررة	اجازة في العلاقات العامة+لا دورات كمبيوتر	2006-(مكلفةمؤقتا لا قرار رسمي)	

13- إسم الشخص الذي ملأ الاستمارة :آمنة الدحويش
تاريخ ملء الاستمارة ::الخميس9/11/2006
التوقيع :امنة