الجمهورية اللبنانية 
مكتب معالي وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية 
  لبنان – بيروت  

برنــــــامج إعداد نظام لإدارة وثائق وزارة الصحة العامة
كــشف حــول وضع الوثائق 

1.	استمــــــــــارة خاصة بالوحدات الإدارية	

1. التعريف بالوحدة الإدارية ( مصلحة أو دائرة أو قسم...)قسم
- اسمها :القسم الاداري للمستشفيات و المستوصفات والمؤسسات المتعاقدة
- اسم المسؤول عنها : موريس انطونيوس
- الهاتف :01/615740الفاكس: 01/615740
- البريد الإلكتروني:sec-public-health.gov.lb	
- مهامها: كل ما يتعلق بالادارة وتدقيق الفواتير والمسائل المتعلقة بالمستشفيات و طالبي الاستشفاء على حساب الوزارة
- الإلحاق ب وزارة أو منظمة أو: ملحقة ضمن مصلحة المستشفيات والمستوصفات و المهن الطبية
- كيفية الإشغال: ايجار
- المساحة الإجمالية:1510متر مربع
- عدد الموظفين :1800موظف بين متعاقد وملاك واجير
تاريخ الإنشاء:1943
العنوان : المتحف الوطني –بيروت- قرب مبنى الادارة المركزية للجامعة اللبنانية-مبنى حسين منصور
الموقع الإلكتروني للمصلحة أو الدائرة أو المؤسسة :www.public-health.gov.lb

2. طرق انشاء الوثائق
- الحواسيب وأنواعها : Pentium 4
- البرمجيات المستخدمة:windows xp
- قواعد البيانات (النظم وأهداف الاستعمال) : oracle, access,excel
- الشبكات الداخلية: يوجد
- البريد الالكتروني: يوجد
- انترانت : يوجد
- آلات الطباعة : Laser E210
- آلات النسخ : Lenier
3. تصنيف الوثائق  التقليدية (الورقية) الجارية : (ذكر نظم التصنيف المعتمدة وطرق الاستدلال على الوثائق واسترجاعها) : 
نظام خاص كل ملف يختص بموضوع معين و ضمن الملف فهرس للوثائق حسب التسلسل الزمني و تلصق  على الملف ويدون في  الخارج الموضوع والسنة.

-تصنيف الوثائق التقليدية ( الورقية) شبه أو غير الجارية: 
 يكتب على الملف من الخارج و تحفظ عشوائيا
4. حفظ الوثائق التقليدية 
- أنواع الوثائق التقليدية الجارية: تقارير،فواتير،مذكرات،تبليغات، احالات ،سجل الصادر والوارد ،رخص استثمار .
- أدوات حفظ الوثائق جارية الاستعمال وترتيبها : 
ملفات و خزائن.
-أماكن حفظ الوثائق جارية الاستعمال :
 المكتب 
- أنواع الوثائق التقليدية شبه أو غير الجارية: تقارير،فواتير،مذكرات،تبليغات، احالات ،سجل الصادر والوارد ،رخص استثمار .
-أدوات حفظ الوثائق غير الجارية:اكياس ومغلفات و كراتين يكتبل عليها من الخارج.
 أماكن حفظ الوثائق شبه أو غير جارية الاستعمال: في المراحيض بعد ان تم تاهيله جزئيا وفي غرفة تم ملؤها

5.  كمية الوثائق الورقية 
- كمية الوثائق جارية الاستعمال (بالنسبة إلى كل الفضاءات التابعة إلى الوحدة الإدارية بحساب المتر الخطي) :15 متر خطي
- كمية الوثائق شبه أو غير جارية الاستعمال:113متر خطي
ملاحظة:يوجد كمية من الوثائق مدمجة مع مصلحة المستشفيات والمهن الطبية

6- كمية الوثائق المتوفرة على ميكروفيلم: 
-  عدد أفلام الميكروفيلم الخاصة بالوثائق الجارية: لا يوجد
- عدد أفلام الميكروفيلم الخاصة بالوثائق شبه أو غير جارية : لا يوجد 
- كيفية ترتيبها: لا يوجد
-  أماكن  تواجدها  : لا يوجد
- أنواع الوثائق المتوفرة على الميكروفيلم : لا يوجد
7- تصنيف الوثائق الإلكترونية وطرق الاستدلال عليها :  
 -جارية: كل وثيقة لها Code
- شبه غير جارية: ...................................................................................
............................................................................

8- حفظ الوثائق الإلكترونية :
- جارية: . hard disk
- شبه أو  غير جارية/access:

9- كمية الوثائق الإلكترونية :
- جارية :700ميغا بايت
- شبه أو غير جارية :ليست معروفة

10- هل هناك عملية تحويل للوثائق من المصلحة إلى مؤسسة المحفوطات الوطنية؟كيف تتم؟ وبناءاً على ماذا؟ 
- هل تتم عملية إتلاف للوثائق غير الجارية؟ كيف؟ واستنادا إلى ماذا؟ و من يقوم بهذا العمل؟
كل الوثائق التي تاتي على الوزارة تحفظ عشر سنوات و بعد ذلك تتالف لجنة تلف لاجراء تلف جميع المستندات التي بلغت 10 سنوات ."موريس انطونيوس"رئيس القسم الاداري

11 - مدى توفر شروط الحفظ  والصيانة للوثائق : 
- مطافئ للحريق :يوجد
- أجهزة ضبط للرطوبة والحرارة : لا يوجد 
-  توفر الإضاءة الاصطناعية: يوجد
- تطهير الوثائق من الفطريات و الحشرات : لا يوجد

12. الأشخاص المكلفون بإدارة الوثائق
العدد  الإجمالي :2
- المساحة المخصصة للعاملين :16

الاســـم واللـقـب	الــمؤهـلات العلميــة/ أو الدورات التدريبية – المكان و التاريخ 	تاريخ مباشرة مهمة إدارة الوثائق/ طريقة إشغال الوظيفة  (بالأصالة أو بالتكليف أو غير ذلك) 	
ماريا ابو انطون-مدخل معلومات	اجازة في العلاقات العامة+ دورات كمبيوتر	2000-تعاقد	

13- إسم الشخص الذي ملأ الاستمارة :آمنة الدحويش
تاريخ ملء الاستمارة ::الاربعاء8/11/2006
التوقيع :امنة